個人情報の取扱について

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個人情報の取り扱いについて

当社では、「個人情報保護方針」に従って、個人情報を以下のとおり取り扱います。

1.個人情報の利用目的

当社では、お客様等の個人情報を以下の目的のために利用します。

1 お客様より取得する個人情報
  • ① 製品の作成・発送
  • ② 製品サポート・メンテナンスの提供
  • ③ 製品・サービスに関するご案内やお問合せ、ご相談への対応
  • ④ 商談・打合せ、契約の履行
2 取引先各社、他社の役員・社員等に関する個人情報
  • ① 業務上必要な契約・諸連絡等
  • ② 取引先管理、決済管理
3 採用応募者より取得する特定個人情報を含む個人情報
  • ① 採用応募者への採用情報の提供・連絡
  • ② 採用選考業務
4 当社従業者の特定個人情報を含む個人情報
  • ① 雇用及び人事管理
  • ② 給与支払業務
  • ③ 法令に基づく行政官庁等への手続・申請(社会保険、雇用保険、税務)等のため
  • ④ 「番号利用法」に基づく個人番号関連事務(家族に関する事務を含む)
  • ⑤ 連絡
5 取り扱いを委託された個人情報

当社が業務の受託等に伴い個人情報の取り扱いを委託された場合は、受託業務遂行に必要な範囲で個人情報を利用いたします。(法18条1項、法23条4項1号)
※当社の保有する開示対象個人情報は、上記の内1、2、3、4です。

2. 個人情報の第三者への提供及び共同利用に関して

当社では、取得した個人情報は、取得時に同意をいただいた利用目的の範囲内で利用し、同意を得ない第三者への提供、及び当社以外の事業者との共同利用はいたしません。ただし、以下の場合はご本人の同意を得ずに第三者へ提供する場合があります。

(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

3. 個人情報提供の任意性

ご本人が自己にとって不利になると判断した情報、及び公開したくない情報等については、当社へのご提供の必要はありません。 ただし、当社が提供をお願いした情報にもかかわらずご提供いただけなかった場合は、希望される当社サービスのご提供、お取引等が実施できないことがあります。
例えば、応募書類に学歴や年齢などの情報のご提供をいただけなかった場合、採用を見合わせること等があります。

4. 個人情報の「開示等」手続について

当社では、当社が保有する個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、「開示等」という。)の請求に対し、合理的範囲内、合理的期間内で対応させていただいております。 ただし、委託を受けている情報等、弊社がこれらの措置を直接実施する権限を有しないものを除きますので、ご了承願います。
開示等の請求に際しては、下記の書類(1)及び(2)をご準備いただき、下記「苦情・相談窓口」宛に、ご郵送くださいますようお願いいたします。

(1) 個人情報「開示等」請求書(PDF)
※上記、リンク先をクリックし、個人情報「開示等」請求書をダウンロードし、プリントアウトして必要事項をご記入ください。
※PDFファイルをごらんになるには、Adobe Readerが必要です。
(2) ご本人様又は代理人様であることの確認書類
A. ご本人様の場合
1 ご本人証明書類
  • ・ 運転免許証、年金手帳、健康保険被保険者証など、ご本人様を確認できる書類のコピー1部
B. 代理人様の場合
Aの書類に加え、下記の書類をご同封ください。
1 代理人自身証明書類
  • ・ 運転免許証、年金手帳、健康保険被保険者証など、ご本人様を確認できる書類のコピー1部
2 代理人資格確認書類
  • ・ 親権者:戸籍謄本1部、住民票
  • ・ 未成年後見人:戸籍謄本または裁判所の選任決定書のコピー1部
  • ・ 成年後見人:裁判所の選任決定書または後見登記の登記事項証明書のコピー1部
  • ・ 任意代理人:委任状(作成年月日、委任者・受任者の住所・氏名、委任者の捺印及びその印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。)
※なお、ご本人確認のための書類に、本籍等の機微な情報が記載されている場合は、不滅インクで当該情報を塗りつぶした上で、ご送付されますようお願いいたします
(3) 「開示等」の請求についての手数料は、無料といたします。
(4) 「開示等」の請求に対する回答方法
申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。
(5) 「開示等」の請求に関して入手した個人情報の利用目的
「開示等」の請求に伴い入手した個人情報は、「開示等」の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただいた書類は、「開示等」の請求に対する回答が終了した後、当社規程に定める期間保存し、その後廃棄させていただきます。
(6) ご本人様であることの確認ができない場合、ご本人のデータが確認できない、開示することによって法令に違反することとなる等の場合は、不開示とさせていただきます。
不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。

5. 個人情報の取り扱いに関する苦情・相談窓口

当社の個人情報の取り扱いに関するお問合わせにつきましては、下記までお申し出下さい。
なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

<個人情報保護管理者>
株式会社会議録センター 常務取締役

<苦情・相談窓口>
株式会社 会議録センター 管理部総務課
〒369-0112 埼玉県鴻巣市鎌塚1-4-12
TEL:048-548-3075
お問い合わせフォーム

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