個人情報の取り扱いについて

1．当社の名称及び住所並びに代表者氏名

名称　　　　株式会社　会議録センター
住所　　　　埼玉県鴻巣市鎌塚１－４－１２
代表者氏名　代表取締役　加藤　剛也

2．個人情報管理責任者の氏名又は職名、所属及び連絡先

代表取締役　加藤　剛也
連絡先　　　下記、「苦情・相談窓口」又は「お問い合わせフォーム」からお問い合わせ下さい

3．個人情報の利用目的

当社では、お客様等の個人情報を以下の目的のために利用します。

１　お客様より取得する個人情報

• ①　製品の作成・発送
• ②　製品サポート・メンテナンスの提供
• ③　製品・サービスに関するご案内やお問合せ、ご相談への対応
• ④　商談・打合せ、契約の履行

２　取引先各社、他社の役員・社員等に関する個人情報

• ①　業務上必要な契約・諸連絡等
• ②　取引先管理、決済管理

３　セミナー等の参加者及び講師より取得する個人情報

• ①　参加者への諸連絡、料金請求等
• ②　講師への諸連絡、講師料支払い、「番号利用法」に基づく個人番号関係事務

４　採用応募者より取得する特定個人情報を含む個人情報

• ①　採用応募者への採用情報の提供・連絡
• ②　採用選考業務
個人情報取得同意書（採用応募者用）(PDF)
※PDFファイルをごらんになるには、Adobe Readerが必要です。

５　当社従業者の特定個人情報を含む個人情報

• ①　雇用及び人事管理
• ②　給与支払業務
• ③　法令に基づく行政官庁等への手続・申請（社会保険、雇用保険、税務）等業務
• ④　「番号利用法」に基づく個人番号関連事務（家族に関する事務を含む）
• ⑤　諸連絡

６　取り扱いを委託された個人情報

当社が業務の受託等に伴い個人情報の取り扱いを委託された場合は、受託業務遂行に必要な範囲で個人情報を利用いたします。（法18条1項、法23条4項1号）

７　お問い合わせ（開示等請求、苦情・ご相談対応を含む）時に取得する個人情報

お問い合わせ対応のために利用いたします。

なお、当社の保有個人データは、１～５、７です。

4. 個人情報の第三者への提供及び共同利用に関して

当社では、取得した個人情報は、取得時に同意をいただいた利用目的の範囲内で利用し、同意を得ない第三者への提供、及び当社以外の事業者との共同利用はいたしません。ただし、以下の場合はご本人の同意を得ずに第三者へ提供する場合があります。

(1)　法令に基づく場合

(2)　人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)　公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)　国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

5. 個人情報提供の任意性

ご本人が自己にとって不利になると判断した情報、及び公開したくない情報等については、当社へのご提供の必要はありません｡ ただし、当社が情報の提供をお願いしたにもかかわらずご提供いただけなかった場合は、希望される当社サービスのご提供、お取引等が実施できないことがあります。
例えば、応募書類に学歴や年齢などの情報のご提供をいただけなかった場合、採用を見合わせること等があります｡

6. 個人情報の「開示等」手続について

当社が保有する保有個人データ等に関して、ご本人様またはその代理人様から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（以下、「開示等」という。）の請求に対し、合理的範囲内、合理的期間内で対応させていただいております。ただし、委託を受けている情報等、弊社がこれらの措置を直接実施する権限を有しないものを除きますので、ご了承下さい。
開示等の請求に際しては、下記の書類⑴及び⑵をご準備いただき、下記「苦情・相談窓口」宛にご郵送くださいますようお願いいたします。なお、開示等請求の到着後、ご本人の記録と照合し、メール、電話等でご本人確認をさせていただくことがありますので、ご了承下さい。

(1)　個人情報「開示等」請求書（PDF）

※上記、リンク先をクリックし、個人情報「開示等」請求書をダウンロードし、プリントアウトして必要事項をご記入ください。
※PDFファイルをごらんになるには、Adobe Readerが必要です。

(2)　ご本人様又は代理人様であることの確認書類

A.　ご本人様の場合

１　ご本人証明書類

• ・　運転免許証、年金手帳、健康保険被保険者証など、ご本人様を確認できる書類のコピー１部

B.　代理人様の場合

Aの書類に加え、下記の書類をご同封ください。
１　代理人自身証明書類

• ・　運転免許証、年金手帳、健康保険被保険者証など、代理人様を確認できる書類のコピー１部

２　代理人資格確認書類

• ・親権者：戸籍謄本または住民票のコピー1部
• ・未成年後見人：戸籍謄本または裁判所の選任決定書のコピー１部
• ・成年後見人：裁判所の選任決定書または後見登記の登記事項証明書のコピー１部
• ・任意代理人：委任状（作成年月日、委任者・受任者の住所・氏名、委任者の捺印及びその印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。）

※なお、ご本人確認のための書類に、本籍等の機微な情報が記載されている場合は、当該情報を黒く塗りつぶした上で、ご送付されますようお願いいたします。

(3)　「開示等」の請求についての手数料は、原則無料といたします。

(4)　「開示等」の請求に対する回答方法

原則、申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。ただし、保有個人データ又は第三者提供記録の開示（存在しないときはその旨を知らせることを含む。）につきましては、電磁的記録の提供も含めて申請者が指定した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）によってご回答申し上げます。なお、ご回答までにお時間をいただくことがありますのでご了承ください。

(5)　「開示等」の請求に関して入手した個人情報の利用目的

「開示等」の請求に伴い入手した個人情報は、「開示等」の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただいた書類は、「開示等」の請求に対する回答が終了した後、当社規程に定める期間保存し、その後廃棄させていただきます。

(6)　ご本人様であることの確認ができない場合、ご本人様のデータが確認できない、「開示等」によってご本人様又は第三者に危害が及ぶ恐れがある場合、法令に違反することとなる等の場合は、不開示とさせていただきます。
不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。

7. 個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護マニュアル等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。
また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、以下の安全管理措置を講じております。

１．組織的安全管理措置

個人情報の取り扱いについて管理責任者を設置し、個人情報の漏えい等が発生した場合の体制や、安全管理に対する責任と権限を定めた内部規程や運用手順を整備しております。また、定期的に規程類の見直しや、個人情報が正しく取り扱われているか点検並びに監査を実施しております。

2．人的安全管理措置

従業員等に対して、個人情報の取り扱いに関する教育を継続的に実施しております。また、秘密保持に関する事項を就業規則に定め、非開示契約を締結しております。

3．物理的安全管理措置

個人情報の漏えい等が発生しないよう機器類の盗難防止策を施しております。また、個人情報を取り扱う区域での従業員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を講じております。

4．技術的安全管理措置

アクセス制御を行い、担当者及び取り扱う個人情報等の範囲を限定しております。また、不正アクセス等、外部からの侵入を防止する措置を講じております。

8. 個人情報の取り扱いに関する苦情・相談窓口

当社の個人情報の取り扱いに関するお問合わせにつきましては、下記までお申し出下さい。
なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。